Description
Administrasi Dokumen dan Arsip
- Mengelola dan mengarsipkan dokumen terkait operasional GA, seperti surat-menyurat, perizinan, dan kontrak vendor. Menyusun dan memperbarui database inventaris aset perusahaan
- Membantu dalam penyusunan laporan rutin dan dokumentasi kegiatan Departemen Umum.
- Menyusun dan mendistribusikan surat masuk dan keluar sesuai prosedur perusahaan.
- Mengurus dokumen perizinan operasional, seperti pajak kendaraan dinas, perpanjangan kontrak vendor, dan izin penggunaan fasilitas.
- Mengatur notulensi rapat dan mendokumentasikan hasil pertemuan terkait operasional GA.
- Melakukan pencatatan dan pemantauan inventaris perusahaan, seperti ATK, peralatan kerja, dan fasilitas kantor.
- Mengkoordinasikan pemeliharaan fasilitas kantor, termasuk kendaraan dinas dan peralatan operasional.
- Menyusun laporan penggunaan aset dan rekomendasi pengadaan barang. 4.
Koordinasi dengan Vendor dan Pihak Ketiga
- Berkomunikasi dengan vendor terkait pengadaan barang dan jasa, seperti alat tulis kantor, seragam, dan layanan kebersihan.
- Mengelola kontrak kerja sama dengan pihak ketiga, termasuk security, cleaning service, dan penyedia logistik.
- Memastikan pembayaran kepada vendor sesuai dengan kontrak dan jadwal yang ditetapkan.
Pengelolaan Kegiatan Operasional
- Mendukung kelancaran event internal perusahaan dengan memastikan ketersediaan fasilitas dan kebutuhan logistik.
- Menyusun jadwal penggunaan ruang rapat, kendaraan dinas, dan fasilitas umum lainnya.
- Berkoordinasi dengan tim keamanan dan kebersihan dalam menjaga lingkungan kerja tetap nyaman.
Penyusunan Laporan Administratif
- Membantu dalam penyusunan laporan anggaran operasional GA.
- Menyusun laporan bulanan terkait penggunaan fasilitas, ATK, dan kebutuhan logistik lainnya.
- Menginput dan memperbarui data administratif dalam sistem perusahaan.
Requirements
Kualifikasi Pendidikan
- Minimal Sarjana (S1) dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, Akuntansi, atau bidang terkait
- Lulusan dari universitas dengan akreditasi baik lebih diutamakan.
Kualifikasi Teknis & Keahlian
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan sistem administrasi berbasis digital.
- Memahami pengelolaan dokumen, arsip, dan surat-menyurat dengan baik.
- Mampu menyusun laporan administratif dan mengelola data secara rapi.
- Pengalaman dalam pengelolaan inventaris dan aset perusahaan menjadi nilai tambah.
- Mampu berkoordinasi dengan vendor dan pihak ketiga terkait operasional kantor.
Kualifikasi Soft Skills
- Teliti, rapi, dan memiliki manajemen waktu yang baik.
- Komunikatif dan mampu bekerja sama dalam tim.
- Memiliki integritas tinggi dalam mengelola dokumen perusahaan.
- Memahami SOP dan regulasi BUMN terkait administrasi dan pengelolaan fasilitas kantor.
- Mampu menggunakan sistem ERP atau software administrasi perusahaan lainnya.
